Processos

Representa os grupos de processos e o detalhamento de cada um com seu objetivo, entrada, descrição das atividades, saída e esforço.

Para este detalhamento foi utilizada a MGP-SISP que é uma Metodologia de Gerenciamento de Projetos (MGP) do Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação (SISP). O SISP é responsável por planejar, coordenar, organizar, operar, controlar e supervisionar os  recursos de tecnologia da informação dos órgãos e entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional, em articulação com os demais sistemas utilizados direta ou indiretamente na gestão da informação pública federal.  Este sistema foi instituído pelo Decreto 7.579 de 11 de outubro de 2011, e a  Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação (SLTI) do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (MP) é o seu  órgão central.

A definição de cada subprocesso está de acordo com a tabela a seguir.

Subprocesso

Objetivo

 

Tomar conhecimento da abertura do projeto no SIRIUS e verificar as informações preliminares sobre o mesmo de acordo com o template “DAAED_Preparacao_Projeto”.

 

Conhecer o escopo, a documentação e requisitos do projeto na etapa da MDS “Repasse de Requisitos”.

 

Elaborar o modelo de dados de um projeto de acordo com a sua documentação produzida pela equipe de desenvolvimento responsável pelo mesmo.

 

Alterar o modelo de dados de um projeto de acordo com a sua documentação produzida pela equipe de desenvolvimento responsável pelo mesmo.

 

Elaborar / manter o modelo de dados de um projeto de necessidades especiais estratégicas, cuja execução é urgente.

 

Gerar os scripts para execução no banco de desenvolvimento pela equipe de DBA´s para criação dos objetos. Os scripts são gerados pela ferramenta case de modelagem de dados utilizada pelo Ministério.

 

Disponibilizar o modelo de dados no repositório da ferramenta case de modelagem de dados e os documentos no SVN para que a equipe de desenvolvimento responsável pelo projeto possa acessá-los.

Detalhamento dos Processos

O mapeamento desses processos está definido de acordo com o fluxo:

incluir o arquivo de mapeamento???

O detalhamento dos processos de construção / manutenção de modelos de dados conforme itens a seguir.

 

Análise da Abertura do Projeto

 

Objetivo:

Tem como objetivo conhecer as informações preliminares de projetos novos. Nele a AD solicita o preenchimento do template DAAED_Preparacao_Projeto. É possível que nem todas as informações constantes nesse template não sejam preenchidas inicialmente, mas deverão ser preenchidas até o processo de “Entendimento do Escopo”.

Entradas:

·         Projeto cadastrado no SIRIUS;

·         Comunicação para a GAAD de que o projeto foi cadastrado no SIRIUS.

Descrição das Atividades:

·         Inclusão do projeto no SIRIUS;

·         Consulta aos dados do projeto no SIRIUS;

·         Análise das informações do projeto no SIRIUS;

·         Esclarecimentos sobre as informações.

Saídas:

·         Template DAAED_Preparacao_Projeto preenchido por completo ou parcialmente.

Esforço em Horas Úteis por Complexidade

Neste subprocesso não está sendo considerado tempo gasto, pois este deverá ser ínfimo.

 

Entendimento do Escopo

 

Objetivo:

Entender toda a documentação disponibilizada a documentação do projeto que deverá ser modelado pela GAAD.

Entradas:

·         Documentação do projeto de acordo com o definido na tabela 1;

·         Avaliação da documentação entregue pela equipe de desenvolvimento;

·         Avaliação e entendimento do escopo do projeto;

·         Avaliação e entendimento da especificação do projeto.

Descrição das Atividades:

·         Reunião de “Repasse de Requisitos”;

·         Análise da documentação do projeto;

·         Análise da proposta de cronograma;

·         Cancelamento da demanda;

·         Elaboração de Nota Técnica especificando o não atendimento à demanda;

·         Preenchimento do “CheckList da AD – Repasse de Requisitos – Documentação do Projeto

·         Reuniões de levantamento / conversas.

Saídas:

·         Atas de reuniões;

·         CheckList da AD – Repasse de Requisitos – Documentação do Projeto;

·         Notificação de cancelamento da demanda.

Esforço em Horas Úteis por Complexidade

B: 2

I: 4

M: 8

A: 16

 

Elaboração do Modelo de Dados

 

Objetivo:

Elaborar o modelo de dados a partir da documentação do projeto disponibilizada.

Para os casos de aplicativos adquiridos, se a aquisição foi de desenvolvimento do aplicativo, o mesmo deverá seguir os nossos padrões.  Se a aquisição é um “software de prateleira” nada deve ser feito.

Entradas:

·         Documentação do projeto de acordo com o definido na tabela 1;

·         Atas de reuniões;

·         CheckList da AD – Repasse de Requisitos – Documentação do Projeto;

·         Solicitação no CED para criação de schema no CED;

·         Formulário Completo;

·         Documento de Padrões da GAAD;

·         Cartilha – AD;

·         SLA da GAAD;

·         Data prevista para a implantação em desenvolvimento.

Descrição das Atividades:

·         Solicitação no CED para criar schema no CED;

·         Análise da solicitação no CED;

·         Análise da documentação entregue pela equipe de desenvolvimento;

·         Reuniões de levantamento;

·         Definição do cronograma estimado para elaboração do modelo de dados;

·         Elaboração do modelo de dados no PowerDesigner;

·         Análise da equipe de DBA no modelo de dados;

·         Análise da equipe de arquitetura no modelo de dados;

·         Efetuar alterações no modelo de dados, solicitadas pela equipe de DBA;

·         Efetuar alterações no modelo de dados, solicitadas pela equipe de arquitetura;

·         Preenchimento do “Parecer AD - Documentação Projeto”;

·         Preenchimento do “Termo de Aceite do Modelo de Dados” da equipe de desenvolvimento;

·         Prestar esclarecimentos para a equipe de desenvolvimento sobre o modelo de dados elaborado;

·         Cancelamento da demanda;

·         Elaboração de Nota Técnica especificando o não atendimento à demanda;

·         Efetuar alterações no modelo de dados, solicitadas pela equipe de desenvolvimento, caso tenha ocorrido algum problema de entendimento da especificação do projeto;

·         Solicitação no CED para criar schema executar o script no Banco de Desenvolvimento.

·         Notificação de cancelamento da demanda.

Saídas:

·         Modelo de dados;

·         Termo de Aceite no Modelo de Dados da equipe de desenvolvimento;

·         Termo de avaliação da AD na documentação do projeto;

·         Atas de reunião.

Esforço em Horas Úteis por Complexidade

B: 6

I: 12

M: 24

A: 48

 

Manutenção do Modelo de Dados

 

Objetivo:

Alterar o modelo de dados a partir da documentação do projeto disponibilizada.

Entradas:

·         Documentação do projeto de acordo com o definido na tabela 1;

·         Atas de reuniões;

·         Objetos no banco de desenvolvimento;

·         Modelo de dados;

·         Documento de Padrões da GAAD;

·         Cartilha – AD;

·         SLA da GAAD;

·         Data prevista para a implantação em desenvolvimento.

Descrição das Atividades:

·         Solicitação para manutenção do modelo de dados;

·         Análise da solicitação no CED;

·         Análise da documentação entregue pela equipe de desenvolvimento;

·         Reuniões de levantamento;

·         Definição do cronograma estimado para elaboração do modelo de dados;

·         Alteração do modelo de dados no PowerDesigner;

·         Cancelamento da demanda;

·         Elaboração de Nota Técnica especificando o não atendimento à demanda;

·         Efetuar alterações no modelo de dados, solicitadas pela equipe de desenvolvimento, caso tenha ocorrido algum problema de entendimento da especificação do projeto;

·         Notificação de cancelamento da demanda.

Saídas:

·         Modelo de dados;

·         Atas de reunião.

Esforço em Horas Úteis por Complexidade

B: 6

I: 12

M: 24

A: 48

 5- Necessidades Especiai Estratégicas (urgente)

Necessidades Especiais Estratégicas (urgente)

 

Objetivo:

Atender demanda urgente em qualquer das categorias especificadas neste documento.

Entradas:

·         Se o modelo for novo deve ter a mesma documentação do processo “Elaboração de Modelo de Dados”;

·         Se for manutenção de modelo de dados deve ter a mesma documentação do processo “Manutenção de Modelo de Dados”;

·         Justificativa da urgência definida pelo Gestor do sistema;

·         Data prevista para a implantação em produção.

Atividades:

·         Entendimento se a Demanda é Urgente;

·         Autorização da execução da Demanda como Urgente;

·         Obtenção de esclarecimentos com Superior se Demanda é Urgente;

·         Emissão de Justificativa pelo não tratamento de Demanda Urgente;

·         Se o modelo for novo deve ter as mesmas atividades do processo “Elaboração de Modelo de Dados”;

·         Se for manutenção de modelo de dados deve ter as mesmas atividades do processo “Manutenção de Modelo de Dados”;

·         Cancelamento da demanda.

Saídas:

·         Se o modelo for novo deve ter as mesmas saídas do processo “Elaboração de Modelo de Dados”;

·         Se for manutenção de modelo de dados deve ter as mesmas saídas do processo “Manutenção de Modelo de Dados”.

Esforço em Horas Úteis – Demanda Urgente

Para execução de demanda urgente os prazos não são estimados com o método definido no documento.

 
 

Geração de Scripts

 

Objetivo:

Criar / manter os objetos no banco de dados de desenvolvimento.

Entradas:

·         Modelo de dados;

·         Termo de Aceite no Modelo de Dados da equipe de desenvolvimento.

Descrição das Atividades:

·         Geração o script para criação / manutenção de objetos;

·         Solicitação à equipe de DBA a execução do script no ambiente de desenvolvimento;

·         Ajustes no modelo de dados / script devido algum erro ocorrido na execução dos mesmos;

·         Execução do script pela equipe de DBA no banco de desenvolvimento.

Saídas:

·         Script de criação / manutenção de objetos de banco de dados;

·         Objetos criados / alterados no banco de dados;.

Esforço em Horas Úteis por Complexidade

B: 1,5

I: 3

M: 6

A: 12

 

  

Estimativas de Prazos de Execução

No detalhamento dos processos foi indicado para cada um a estimativa do esforço em horas úteis para cada um. Para essa estimativa foi definido um método para o cálculo em horas úteis, já que para esses tipos de serviço não existe contagem de ponto de função associada.

Para esse cálculo foram consideradas as seguintes variáveis para cada processo: complexidade, quantidade de tabelas e % de tempo por processo.

Entendemos que considerar nº de tabelas, nem sempre traduz a complexidade da tarefa, já que  podem existir modelos com poucas tabelas e complexos, mas é a medida que temos no momento, principalmente por falta de dados históricos. Em função disso, o esforço  aqui estipulado estará sendo sempre avaliado e no caso de necessidade de mudança isso será feito.

A tabela a seguir mostra os parâmetros aqui utilizados para o cálculo do esforço em horas úteis para os processos detalhados. 

Subprocesso

Complexidade  - Sigla

Definição da Complexidade em Função de Tabelas Envolvidas

% Tempo

Modelagem de dados

Manutenção de Modelo Com/Sem Documentação

Entendimento do escopo

Baixa - B

de 1  a 5

de 1 a 3

15%

Elaboração do modelo de dados

Intermediária - I

de 6 a 15

de  4 a 8

70%

Geração de Scripts

Média - M

de 16 a 40

de 9 a 15

10%

Disponibilização dos artefatos

Alta - A

>= 41

de 15 a 20

5%

  

A partir dessas variáveis definidas o cálculo do esforço está definido na tabela a seguir: 

Subprocesso

% Tpo

Esforço em Horas Úteis

Modelagem de Dados (projeto novo)

Manutenção  COM Documentação

Manutenção  SEM Documentação

B

I

M

A

B

I

M

A

B

I

M

A

Entendimento do Escopo

15%

1,5

3,0

6,0

12,0

0,9

1,8

3,6

7,2

1,2

2,4

4,2

8,4

Elaboração do Modelo de Dados

70%

7,0

14,0

28,0

56,0

4,2

8,4

16,8

33,6

5,6

11,2

19,6

39,2

Geração de Scripts

10%

1,0

2,0

4,0

8,0

0,6

1,2

2,4

4,8

0,8

1,6

2,8

5,6

Disponibilização dos Artefatos

5%

0,5

1,0

2,0

4,0

0,3

0,6

1,2

2,4

0,4

0,8

1,4

2,8

Total de Horas

100%

10,0

20,0

40,0

80,0

6,0

12,0

24,0

48,0

8,0

16,0

28,0

56,0

 

É importante observar que essa estimativa de tempo gasto deve ser levada em consideração no cronograma do projeto, mas sempre deve ser alinhada com o AD alocado para o atendimento a quantidade de dias a ser considerada no cronograma.

Outro ponto importante a ser observado é que em projetos de manutenção sem documentação o tempo gasto da AD e da equipe de desenvolvimento costuma ser maior.

Como a MAD deve estar em constante evolução é importante definir indicadores a serem pedidos periodicamente visando a avaliação desta.

Sendo assim os indicadores definidos são:

Descrição da Variável

Sigla da Variável

Total de demandas recebidas

TDR

Total de demandas atendidas

TDA

Total de demandas não atendidas

TDNA

Total de demandas recebidas por categoria

TDRC

Total de demandas atendidas por categoria

TDAC

Total de demandas não atendidas por categoria

TDNAC

Total de demandas recebidas por categoria e por sistema

TDRC_[Nome do Sistema]

Total de demandas atendidas por categoria e por sistema

TDAC_[Nome do Sistema]

Total de demandas não atendidas por categoria e por sistema

TDNAC_[Nome do Sistema]

Total de demandas atendidas por categoria e por sistema fora do prazo estabelecido neste documento

TDAFPC_[Nome do Sistema]

Total de demandas atendidas e rejeitadas  pelo solicitante

TDARJSO

Total de demandas rejeitadas  pela GAAD

TDRJAD

Tabela 7 – Variáveis a serem utilizadas nos indicadores

 

Descrição do Indicador

Sigla do Indicador

Fórmula

Meta

Observação

Percentual de demandas não atendidas

PDNA

TDNA/TDR

10%

Analisar as principais causas do não atendimento para determinar ações de melhoria

Percentual de demandas recebidas por categoria

PDRC

TDRC/TDR

Não se aplica

Identificar as demandas de categorias mais recebidas, visando analisar ações que possam reforçar e melhorar o atendimento dessas categorias

Percentual de demandas não atendidas por categoria

PDNAC

TDNAC/TDRC

10%

- Identificar quais categorias estão com percentual acima do esperado

- Analisar as principais causas do não atendimento por categoria para determinar ações de melhoria

Percentual de demandas não atendidas por categoria e por sistema

PDNAC_[Nome do Sistema]

TDNAC_[Nome do Sistema]/ TDRC_[Nome do Sistema]

10%

- Identificar quais categorias e sistemas estão com percentual acima do esperado

- Analisar as principais causas do não atendimento por categoria para determinar ações de melhoria

Percentual de demandas atendidas por categoria e por sistema fora do prazo esperado

PDAFPC_[Nome do Sistema]

TDAFPC_[Nome do Sistema]/

20%

- Identificar quais categorias estão com percentual acima do esperado

- Analisar as principais causas do não atendimento por categoria para determinar ações de melhoria

Percentual de demandas atendidas e rejeitadas  pelo solicitante

PDARJSO

 

TDARJSO/ TDRC

5%

- Identificar quais categorias estão com percentual acima do esperado

- Analisar as principais causas do não atendimento por categoria para determinar ações de melhoria

Percentual de demandas atendidas e rejeitadas  pela GAAD

PDRJAD

 

TDRJAD / TDRC

5%

- Identificar quais categorias estão com percentual acima do esperado

- Analisar as principais causas do não atendimento por categoria para determinar ações de melhoria

 

 

Com o estabelecimento de avaliações periódicas com indicadores e metas definidas, a Administração de Dados consegue identificar se o serviço de modelagem de dados está sendo executado com qualidade e prazos adequados. Para os que estão com problemas devem ser identificadas as causas e ações a serem executadas, visando melhorar o atendimento e a satisfação do cliente.

É importante salientar que a satisfação do cliente vai permitir que a área de Administração de Dados consiga o reconhecimento pelos trabalhos efetuados, além dos benefícios que podem ser atingidos para o MS.